Cuando se toca el tema de la comunicación en las empresas, se nos viene a la mente muchísimos conceptos. Miles de libros y cursos hablan de la importancia de la comunicación "corporativa" de la comunicación organizacional, sin embargo la mayoría se enfoca en las grandes empresas que cubren aspectos en muchos y complejos niveles: comunicación del equipo gerencial al resto de la empresa, comunicación entre diferentes departamentos, áreas e incluso países, comunicación dentro de áreas específicas, etc.
Pero cuando hablamos de una Pyme con cinco, veinte o cincuenta colaboradores, ¿qué es lo básico que podemos implementar para tener "buenas comunicaciones organizacionales"? Aquí unas recomendaciones muy simples y prácticas de implementar:
Del dueño o dueños de la Pyme a los colaboradores. Esto puede parecer muy obvio, pero es increíble como la mayoría de los negocios no ejecuta cuestiones básicas para tener una buena comunicación interna. Esto se puede lograr con 3 acciones específicas:
1. Teniendo una junta mensual con todos los colaboradores. La mayoría de las pequeñas y medianas empresas no aprovecha la enorme ventaja de ser "pequeños y flexibles" pues tiene problemas de comunicación internos como si se tratara de empresas gigantescas con decenas de áreas y oficinas en diferentes partes del mundo. Así que esta acción es muy sencilla, hay que reunir a todo el personal de toda la empresa en un lugar para tener una junta mensual general para comunicarles a todos cómo va la empresa.
Aquí el dueño puede decidir qué quiere comunicar y qué no, pero el final del día hay que informar los aspectos más importantes en los que la empresa está trabajando en esos momentos.
Es altamente recomendable que se comience la junta leyendo la visión estratégica de la compañía, los valores, principios, etc. para nuevamente, notificar esto constantemente a todos los colaboradores. Es una junta que se concentra en transmitir (comunicar) a todos los colaboradores de la empresa cómo van las cosas. No es una junta para tratar problemas específicos. Esos temas se tocan en otro tipo de juntas que comentaremos a continuación.
2. Junta semanal (una hora máximo) con cada una de las personas que reportan directamente al director general (por separado). Es decir, si son tres reportes directos, son tres juntas por separado con cada una de las personas que les reportan. En esta junta se tocarán temas muy operativos, situaciones específicas del día a día con cada cabeza de área.
3. Junta semanal táctica operativa (una hora máximo) con todas las personas que reportan directamente al director general. Estamos hablando de una junta donde están presentes todos los responsables (gerentes) de cada área. La idea es revisar temas operativos sobre todo en los que intervienen diferentes áreas de la empresa para darles solución o definir responsables y fechas límites para completar lo que sea necesario.
4. Todo colaborador deberá de tener una junta al mes con su jefe directo. Ésta se establece desde el principio de mes, se hace una minuta por escrito con lo tratado en la junta y se revisan los siguientes aspectos:
- Cómo se ha sentido en general la empresa
- Qué cosas está haciendo bien el colaborador para que las repita
- Qué cosas está haciendo mal y corregir
- Se definen 5 puntos: tareas, proyectos, etc. en los que deberá de enfocarse en el mes y los cuales se revisarán en la próxima junta
- Cómo va la vida personal del colaborador
Siguiendo estos consejos estarás cubriendo los aspectos más importantes respecto a la comunicación organizacional dentro de su empresa. Por supuesto esto requiere de disciplina y constancia pues establecer esta dinámica no se logra de la noche a la mañana, pero los resultados serán increíbles.
Por: Rodrigo Ladagga
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